Elsőként meg kell határozni, hogy pontosan mi a konferencia célja. Lehet például új trendek bemutatása, résztvevők számára továbbképzési lehetőség biztosítása vagy az online marketing szakértőkkel való kapcsolatteremtés elősegítése.
Célközönség, időpont, helyszín
Második lépésként meg kell határozni a pontos célközönséget, hiszen csak így lehet megfelelően megválasztani a tartalmat, a helyszínt, illetve az előadókat. A következő feladat az időpont és a helyszín kiválasztása.
Mindenképpen olyan időpont mellett kell dönteni, amely ideális az adott célcsoportnak. Továbbá arra is figyelni kell, hogy más hasonló eseménnyel ne ütközzön. A helyszín kiválasztása során figyelembe kell venni a befogadóképességet, a megközelíthetőséget és a technikai felszereltséget is.
Fontos a megfelelő kommunikáció, hogy az előadók ismerjenek minden elvárást
Fontos, hogy olyan előadókat és szakértőket kell meghívni a konferenciára, akik tapasztaltak és releváns ismeretekkel rendelkeznek a rendezvény témáját illetően. Az előadókkal minden részletre kiterjedően meg kell állapodni. Fontos a megfelelő kommunikáció, hogy az előadók ismerjenek minden elvárást az időkerettel, valamint a prezentációkkal kapcsolatban.
Mindenképpen részletes programot kell összeállítani, amely még a szüneteket is tartalmazza. Fontos, hogy a program érdekes legyen, és változatos, hiszen csak így lehet valóban megfelelő a résztvevők számára. A rendezvényt népszerűsíteni is kell, amelyhez létre kell hozni egy marketingtervet, ki kell alakítani a stratégiát. Érdemes minden releváns csatornát használni, például a közösségi média felületeket. Elengedhetetlen, hogy a kreatívok felkeltsék az érdeklődők figyelmét.
A logisztikára is kiemelt figyelmet kell fordítani, hiszen foglalkozni kell a regisztrációkkal, a beléptetéssel, az eszközökkel, a helyszín dekorálásával és az étkezési lehetőségekkel egyaránt. Mindemellett a technikai támogatásról sem szabad megfeledkezni.
Időt kell szánni az értékelésre a rendezvényt követően
A konferenciát követően mindenképpen időt kell szánni az értékelésre. Egyrészt a szervezőknek át kell gondolniuk, hogy mi sikerült jól és melyek azok a területek, amelyekre a legközelebbi konferencia alkalmával több figyelmet kell fordítani. Továbbá érdemes visszajelzéseket kérni a résztvevőktől és az előadóktól egyaránt, hiszen ezek is nagymértékben hozzájárulnak a következő konferencia szervezéséhez.
Ezek a marketingkonferencia szervezésének legfontosabb lépései, természetesen ezek a lépések bővíthetőek, az adott konferenciához igazíthatók. Fontos az alapos tervezés, a jó kommunikáció és a jól szervezett logisztika a rendezvény sikerességének érdekében.
