Gépjármű és ügyfél alapadatok
Ez az adatcsoport az elengedhetetlenül szükséges adatokat tartalmazza, amely magában foglalja a forgalmi engedélyben szereplő adatokat, a gépjármű törzskönyvi adatokat, valamint a gépjármű tulajdonosára és üzembentartójára vonatkozó információkat.
Üzemeltetési adatok
Az üzembentartó mellett fontos lehet a gépjármű vezetésére jogosultak neve, vezetői engedélyének típusa, száma, érvényessége, a tárolási hely, valamint egyéb speciális adatok is.
Futásteljesítmény adatok
A futott kilométerek nyilvántartása több szempontból is érdekes lehet, figyelni kell például a garanciális szervizelési kötelezettségeknél, a gumik használatánál, a későbbiekben részletesebben ismertetett dolgozói elszámolásoknál.
Aktuális állapot adatok
Az avultság, a gépjármű aktuális értéke, az Eurotax alapján kalkulált értékekkel való összevetése, a cserélt alkatrészek, a javított sérülések és ehhez hasonlók tartoznak ebbe a csoportba.
Gépjármű vezetői elszámolások
A sofőröknek legtöbbször vezetnie kell vagy útnyilvántartást vagy menetlevelet, előfordul, hogy tachográf alapján ellenőrzik a munkájukat. Ezek az adatok az elszámolások és juttatások alapját képezik.
GPS alapú járműkövetési adatok
Nagy cégeknél az útnyilvántartás adatai a GPS adatokból származtathatók, érdemes ezért a kétféle nyilvántartást összekapcsolni.
Fogyasztás és költség adatok
Mind az átlagfogyasztás, mind a fogyasztási normáktól való eltérés szolgálhat további információkkal a jármű állapotáról, költséghatékony működéséről.
Bevallási kötelezettségek, előírt határidők
Gépjárművek esetén többféle hatóság felé kell adatot szolgáltatni, például a NAV, az önkormányzat, a Belügyminisztérium felé. A különböző vizsgák, biztosítások, engedélyek, a matricák érvényessége, útvonal engedélyek nyilvántartása is szükséges lehet.
Lekérdezési lehetőségek
A nyilvántartott adatok naprakészen tartása informatikai támogatás nélkül elképzelhetetlen. Egy flottakezelő szoftver számos lekérdezési lehetőséget biztosít, amelyből az adatszolgáltatások elvégezhetők. A kötelező adatszolgáltatások automatizálása, a bevallási és egyéb határidőkre való figyelmeztetés is tovább fokozzák a flottakezelés bonyolultságát.
Összegzés
A gépjármű egy speciális termékkategória, amelynek nyilvántartása sokkal bonyolultabb, mint egy hétköznapi terméké. Ehhez jön még hozzá, ha nem egy gépjárműről, hanem egy flottáról van szó. A nyilvántartó szoftver kiválasztásánál ezt is figyelembe kell venni.
